Program Symfonia Kadry i Płace opis funkcjonalności
Program Symfonia Kadry i Płace powstał w celu ułatwienia pracy działów kadr i rachuby płac w małych i średnich firmach jako narzędzie skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi. Obsługuje pełen zakres informacji kadrowych od przyjęcia pracownika, poprzez wszelkie operacje dotyczące jego rozliczeń, ewidencji badań i szkoleń, rejestracji i obsługi zdarzeń historii zatrudnienia, aż do rozwiązania umowy o pracę. W każdym etapie prac program dostarcza zestaw standardowych formularzy i wydruków dokumentów kadrowych. Dodatkowo, każdy wydruk wraz z pobranymi z programu danymi może zostać przesłany do programu pakietu MS Office, gdzie może podlegać modyfikacji do potrzeb użytkownika.
System gwarantuje dozwoloną prawem pracy swobodę w definiowaniu harmonogramów czasu pracy, indywidualnych rozkładów czasu pracy, w tym pracy wielozmianowej, odnotowanie odstępstw od założonego grafika zarówno nieobecności jak i pracy poza harmonogramem. Program współpracuje z dowolnymi Rejestratorami Czasu Pracy (RCP).
Program jest dostarczany wraz z rozbudowanym zestawem elementów płacowych. Wbudowany w program interfejs pozwala na pełną swobodę w definiowaniu dodatkowych elementów kadrowych, składników wynagrodzeń i ich naliczeń, wraz z formułami ustalającymi zależności od czasu i stażu pracy, absencji, czy też danych zgromadzonych w ewidencji kadrowej.
Oprócz prowadzenia ewidencji kadrowo-płacowej umożliwia on rozliczanie umów cywilno-prawnych, właścicieli oraz posiada całą gamę raportów przesyłania danych dokumentów składanych do ZUS i deklaracji podatkowych.
Oprogramowanie zaopatrzono w funkcje zbiorczego wprowadzania danych, które skutecznie przyspieszają wprowadzanie danych dla wybranych grup pracowników.
System jest na bieżąco aktualizowany i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy, naliczania wynagrodzeń, urlopów, wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS.
Praca z programem
Dostarczane oprogramowanie zawiera szeroki wachlarz elementów kadrowych, składników płacowych i gotowych do wykorzystania systemów wynagrodzeń, które w praktyce są zupełnie wystarczające bez konieczności dodatkowej parametryzacji jako gotowe rozwiązanie w znakomitej większości wdrożeń. Niemniej program umożliwia definiowanie dodatkowych elementów płacowych i składników wynagrodzeń o indywidualnie określonych zależnościach. Dostarczane narzędzia pozawalają na dowolny zakres modyfikacji rodzajów danych kadrowych i składników płacowych, formuł ustalających zależności między nimi, algorytmów i parametrów raportów i zestawień, a także zmiennych wyliczanych oraz ich agregacji.
Dostarczane narzędzia pozwalają definiować dowolne systemy wynagrodzeń oraz modyfikować je zarówno w zakresie rodzajów składników jak i ich wartości: indywidualnie tylko dla wybranych pracowników, dla wybranych grup pracowników lub też dla wszystkich pracowników firmy. Możliwe jest grupowanie pracowników według dowolnych kryteriów, np. pracowników etatowych, pracujących na umowę zlecenie, według działów lub stanowisk, według wartości wskazywanych danych kadrowych.
Pracę z programem możemy rozpocząć w dowolnym momencie roku, ponieważ pozwala on na uzupełnianie danych za okresy wcześniejsze. Dodatkowo, jego elastyczność kształtowania danych ewidencji kadrowej i składników płacowych oraz wbudowane mechanizmy importu danych poprzez pliki XML powodują, że na etapie wdrożenia jest on w pełni przygotowany do wykonania pełnej migracji danych z modeli danych programów pochodzących od innych producentów.
Interesującą własnością programu jest to, że typowe operacje możemy wykonywać na kilka sposobów. Pomimo, że wybór metod jest zwykle podyktowany naszymi przyzwyczajeniami, poszczególne sposoby różnią się ilością wykonywanych operacji i zakresem przeglądanych informacji. Możemy kształtować nasz sposób wykorzystania programu w zależności od wielkości wprowadzanych danych i założeń pracochłonności. Dane możemy wprowadzić bezpośrednio przy wykorzystaniu formatek, możemy też wprowadzić zdarzenia w kalendarzach pracowników i wprowadzić dane podczas ich realizacji. Każdą z tych operacji można wykonywać kolejno dla każdego pracownika osobno, lub też zbiorczo dla wybranej grupy pracowników. Zupełnie innym sposobem pracy też dostępnym w programie jest import przygotowywanych zewnętrznie danych w formacie XML.
Drukowanie raportów i zestawień sporządzanych w programie możliwe jest w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej w formacie PDF.
W programie zaimplementowano mechanizm tworzenia kopii bezpieczeństwa. Wprowadzono automatyczne przypominanie o konieczności ich wykonania.
Ewidencja danych kadrowych i dokumentacja kadrowa
Oprogramowanie umożliwia ewidencję danych kadrowych i zdarzeń dotyczących przebiegu zatrudnienia. Gromadzone dane mogą być wykorzystywane do naliczeń składników wynagrodzenia (np. choroba, urlop, nadgodziny, aneks do umowy o pracę), jak też pozostawać bez wpływu na wynagradzanie (np. szkolenia, badania lekarskie, delegacje). Odpowiednie terminy i rodzaje zdarzeń są prezentowane w formie zapisów w kalendarzach pracowników.
Program pozwala umieszczać zdarzenia kadrowe w kalendarzach pracowników bądź wskazanych grup pracowników dla przyszłych okresów, co z kolei daje możliwość planowania czasu pracy dla poszczególnych pracowników i ich działów, np. w trakcie sporządzanie planów urlopowych czy planów szkoleń.
Tym, co znacznie ułatwia dotrzymanie terminów wykonania poszczególnych zadań, jest możliwość definiowania własnych komunikatów przypominających o zbliżających się zdarzeniach np. dotyczących terminów badań lekarskich.
Wykorzystanie opcji zbiorczej ewidencji danych kadrowych umożliwia szybką zmianę danych dla wskazywanych grup pracowników.
Program kadrowy automatycznie wylicza staż urlopowy oraz wymiar urlopu na podstawie wprowadzonych danych o przebiegu zatrudnienia i ukończonych szkołach.
W programie przewidziano funkcjonalność:
- proporcjonalnego naliczenia i kontroli wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym roku;
- automatycznego przeniesienia liczby dni urlopu zaległego z lat poprzednich do wymiaru w roku bieżącym;
- kontroli wykorzystania urlopu przed terminem przedawnienia (3 lata) oraz urlopu na żądanie.
Program daje również możliwość ewidencjonowania informacji z umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń, umów cywilnoprawnych, deklaracji ZUS.
Symfonia Kadry i Płace doskonale sprawdza się jako narzędzie generowania i archiwizacji wszelkiego rodzaju dokumentacji kadrowej, poprzez:
- zestawienia wybranych danych personalnych do celów statystycznych, np. staż pracy, wiek, wykształcenie;
- wydruki dokumentów kadrowych wykorzystujących MS Word: umowy o pracę, aneksu do umowy o pracę, świadectwa pracy, informacji o warunkach zatrudnienia, zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu, itp. z możliwością definiowania dodatkowych szablonów dokumentów dla tych wydruków;
- szeroki wachlarz gotowych zestawień wykonywanych i gotowych do wydruku bezpośrednio w programie bądź też przyniesienie danych do programu MS Excel;
- możliwość definiowania dodatkowych zestawień prezentujących zgromadzone dane;
- możliwość archiwizacji dokumentów w uniwersalnym formacie PDF.
Ewidencja danych płacowych i dokumentacja płacowa
Program Kadry i Płace usprawnia naliczenia płac, a także korzystnie wpływa na i spójność i kompletność danych, poprzez automatyzację wyliczeń z wykorzystaniem wprowadzonych danych kadrowych. Automatyczne naliczenia obejmują między innym wynagrodzenia i zasiłki chorobowe, urlopy i ich wymiary, a w tym wynagrodzenia i ekwiwalenty urlopowe, potrącenia z tytułu nieobecności, wynagrodzenia za nadgodziny, staże pracy i wynagrodzenia od nich zależne.
Program przechowuje kompletne i szczegółowe informacje dotyczące podstaw do wyliczenia wynagrodzenia za okres choroby, zasiłku, urlopu (podstawy brutto, nominalne, po dopełnieniu) z możliwością ich edycji i korekty. Algorytmy automatycznych naliczeń uwzględniają także składniki okresowe (trzynastki, premie okresowe, roczne i kwartalne) w podstawach do zasiłków.
Wykorzystanie zmiennych kadrowych pozwala na zarządzanie stałymi elementami wynagrodzeń i określanie sposobu przenoszenia dokonywanych w danym miesiącu zmian do okresów następnych. Możliwe jest określenie terminów dodania lub usunięcia składników wynagrodzeń dla pracowników, a także pełny terminarz zmian ich wartości.
Oprogramowanie Symfonia umożliwia ewidencję, kontrolowanie i wyliczanie wszelkiego rodzaju potrąceń z kwoty netto pensji pracownika, przy czym przestrzegane są przepisy prawa w zakresie potrąceń w zależności od ich rodzaju. Dotyczy to naliczania alimentów, potrąceń z tytułem wykonawczym, kar pieniężnych i zaliczek.
Dostępna jest funkcjonalność automatycznego obliczania wartości wynagrodzenia lub jego składników brutto przy założonej wartości netto.
Ewidencja kadrowa kontroluje rozliczanie umów cywilnoprawnych, także rozlicznych przez wiele okresów płacowych, pilnuje stanu rozliczenia rozpoczętych transakcji, jak również potrafi rozliczyć wiele zawartych umów w jednym okresie płacowym dla tego samego wykonawcy.
Przewidziano możliwość tworzenia wielu list płac w jednym miesiącu oraz sporządzania dokumentacji płacowej wydruków list płac, kart wynagrodzeń oraz zestawień poprzez użycie wielu jednocześnie dostępnych agregacji składników wynagrodzeń, podsumowań według okresów rozliczeniowych (bazowy, czyli świadczenia pracy, rozliczeń podatku dochodowego i ZUS) podsumowań przekrojowych według działów czy innych grup pracowniczych. Dane w formie zagregowanej lub pełnej mogą być przesyłane do programu MS Excel.
Rozliczenia z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Sporządzanie w programie deklaracji podatkowych, czy przesyłanie danych do programu Płatnik nie wiąże się z koniecznością dodatkowych parametryzacji, a polega jedynie na prawidłowym wprowadzeniu danych.
- Program przenosi dane na comiesięczne deklaracje i rozliczenia roczne.
- Generuje wydruki PIT-2, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-40 na gotowych lub zdefiniowanych w programie formularzach z możliwością edytowania deklaracji przed wydrukiem.
- Współpracuje z programem Płatnik poprzez przesyłanie danych, m.in. do deklaracji: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCZA, ZCNA, ZWUA, RSA, RCA, RZA, DRA.
- Tworzy na podstawie posiadanych danych dodatkowe deklaracje ZUS, np. Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3, Karta zasiłkowa ZUS Z-17.
- Generuje wydruki przelewów dla ZUS i innych urzędów indywidualnie i grupowo.
- Rozlicza składki ZUS, m.in. Zakładów Pracy Chronionej, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
- Posiada możliwość tworzenia plików XML do przesyłania deklaracji podatkowych PIT-11, PIT-8AR, PIT-4R drogą elektroniczną za pomocą przeznaczonych do tego celu aplikacji posiadających podpis elektroniczny.
Symfonia Kadry i Płace a dostęp do chronionych prawnie danych
Dostęp do informacji jest uzależniony od ustawienia uprawnień Użytkownika. Możemy ustawić np. pełen dostęp lub też tylko wgląd w dane bez możliwości modyfikacji lub też dostęp ograniczony tylko do części danych (np. osoby z działu kadr mogą przeglądać tylko dane personalne pracowników).
Program posiada możliwość utajnienia płac i danych kadrowych.
Integracja z innymi modułami:
- Integracja bezpośrednia (przez moduł Integracji) lub pośrednia (przesyłanie danych poleceniem księgowania przez plik) do programu Finanse i Księgowość Systemu Symfonia oraz Finanse i Księgowość Systemu Forte.
- Możliwość łatwego ustawiania i definiowania księgowań z jednego miejsca w programie płacowym.
- Możliwość dowolnego rozksięgowania wynagrodzeń m.in. ze względu na miejsce powstawania kosztów.
- Współpraca z modułem Rejestracji Czasu Pracy, stworzonym jako dodatkowo płatne narzędzie wykorzystujące dane z rejestratorów czasu pracy, powszechnie stosowanych w przedsiębiorstwach.
- Współpraca z systemami bankowymi poprzez możliwość skorzystania z dodatkowo płatnych aplikacji tworzonych na zamówienie (indywidualnie w zależności od specyfiki systemów bankowości elektronicznej).
Podsumowanie
Program Symfonia Kadry i Płace dostarczany jest z predefiniowanymi zdarzeniami, schematami czasu pracy, wzorcami pracowników, systemami wynagrodzeń i ich składnikami, a także kompletem funkcjonalnych raportów. Dzięki temu możliwa jest wygodna i wydajna praca już od momentu zainstalowania programu. Użytkownik ma jednak, dzięki wbudowanym w niego narzędziom oraz ogromnej jego elastyczności, możliwość pełnego dostosowania go do specyfiki firmy. Taka funkcjonalność programu sprawia, iż można z powodzeniem zastosować go każdej firmie, bez względu na profil działalności.
Program SYMFONIA Kadry i Płace Forte (wer. 4.10b) otrzymał rekomendację Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Kadrami.
